Koordinationsgruppen, som har udviklet konceptet, er frivillige knyttet til Retro, og arbejder på projektet i deres fritid. Rub&Stub er organiseret i en række uundværlige teams (link til team-oversigt?) med hver deres arbejdsområde, der også varetages 100% af frivillige. Køkkenet bestyres af en kok og en køkkenassistent. Derudover vil en projektleder sikre sammenhæng mellem spisehuset Rub&Stub, RETRO-caféerne og ansigt udadtil.
Vi arbejder løbende på at få så meget som muligt af maden i Rub&Stub doneret af en række leverandører fra fødevareindustrien, som gerne vil undgå spild i deres egne produktioner. Det kan forretninger, landmænd, fødevarekæder, diverse fabrikanter. starten er vi dog nødt til at købe ind selv også, indtil vi har nok aftaler i hus. Rub&Stub modtager IKKE fødevarer fra andre restauranter.
Dele af konceptet opstod flere steder på én gang i 2011-12 blandt forskellige private personer med stor interesse i madlavning, bæredygtighed og social ansvarlighed. RETRO-caféerne arbejdede på at etablere et køkken, der kunne servere mad i egne non profit-caféer og imødekomme en stor efterspørgsel. Samtidig pønsede et par andre på at sætte fokus på madspild med et cateringfirma, der kunne omsætte overskudsvarer til gode retter. Da forretninger næppe vil levere gratis fødevarer til et foretagende, der lukrerer på det, måtte omsætningen fra overskudsvarer til menu nødvendigvis blive non profit.
Det er netop, hvad RETRO er, når overskuddet sendes til udviklingsprojekter rundt omkring i verden. Sådan blev ringen sluttet: Overskud bliver til mad, der bliver til penge, der sendes til velgørende formål. Hermed opstår et alternativ til fødevareindustriens spild og samtidig sætter Rub&Stub fokus på den enkeltes mulighed for at minimere sit private madspild ved at inspirere til et kreativt køkken.